Jak dostosować ERP do przepisów RODO, aby zapewnić bezpieczeństwo danych osobowych

Czy wiesz, jak RODO wpływa na Twoją firmę i jak dostosować system ERP, by uniknąć wysokich kar? Ten artykuł wyjaśni, czym jest RODO, jak wpływa na funkcjonowanie firm, a także przedstawi praktyczne wskazówki, jak krok po kroku dostosować system ERP, by spełniał wymogi ochrony danych osobowych i zapewnił bezpieczeństwo Twojej organizacji.

Jak RODO wpływa na działalność firm

Definicja RODO i cele regulacji

RODO, czyli Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych, to unijny akt prawny, którego nadrzędnym celem jest ujednolicenie reguł dotyczących przetwarzania danych osobowych w Europie i wzmocnienie kontroli jednostek nad informacjami ich dotyczącymi. Rozporządzenie, ogłoszone przez Parlament Europejski i Radę UE 27 kwietnia 2016 roku, zaczęło obowiązywać 25 maja 2018 roku.

Podstawowym założeniem RODO jest zagwarantowanie wysokiego standardu ochrony danych osobowych, definiowanych w bardzo szerokim zakresie – obejmują one wszelkie informacje, które potencjalnie mogą posłużyć do identyfikacji osoby. Przepisy te dotyczą wszystkich organizacji, bez względu na ich siedzibę, które przetwarzają dane osobowe obywateli Unii Europejskiej. RODO zobowiązuje przedsiębiorstwa do jasnego informowania o metodach przetwarzania danych, pozyskiwania zgody na ich wykorzystywanie oraz zapewnienia im odpowiedniego bezpieczeństwa.

Implementacja RODO stanowiła odpowiedź na narastające niebezpieczeństwa związane z przetwarzaniem danych w dobie cyfrowej transformacji. Unia Europejska, wprowadzając te regulacje, zmierza do podniesienia poziomu zaufania obywateli do podmiotów operujących ich danymi oraz stworzenia jednolitego rynku cyfrowego, w którym dane osobowe są chronione zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa. Nieprzestrzeganie wymogów RODO może prowadzić do dotkliwych sankcji finansowych, sięgających nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego, globalnego obrotu przedsiębiorstwa.

Zakres zastosowania RODO w firmach

Ogólne Rozporządzenie o Ochronie Danych (RODO) ma zastosowanie do wszystkich organizacji, które przetwarzają dane osobowe osób rezydujących na terenie Unii Europejskiej, niezależnie od lokalizacji siedziby firmy.

W praktyce oznacza to, że również przedsiębiorstwa spoza UE, oferujące towary lub usługi obywatelom UE lub monitorujące ich aktywność, muszą przestrzegać regulacji RODO. Dotyczy to wielu sektorów, od handlu elektronicznego i marketingu, po branżę finansową i ochronę zdrowia.

Kluczowe obowiązki wynikające z RODO obejmują między innymi uzyskanie wyraźnej zgody na przetwarzanie danych, zapewnienie ich bezpieczeństwa na wysokim poziomie, transparentne informowanie o celach przetwarzania, umożliwienie osobom fizycznym realizacji przysługujących im praw (w tym prawa do dostępu, sprostowania, usunięcia danych) oraz obowiązek zgłaszania naruszeń ochrony danych właściwemu organowi nadzorczemu.

System ERP, integrując dane i procesy biznesowe w organizacji, może w znaczący sposób ułatwić realizację tych wymogów. Należy również pamiętać o wdrożeniu polityki przechowywania dokumentów (Document Retention Policy – DRP), która, jak definiuje Knowledge Graph, ustanawia ramy postępowania z wrażliwymi materiałami przez cały cykl ich życia – od momentu powstania, aż do ich finalnego zniszczenia.

Niestosowanie się do przepisów RODO może pociągać za sobą dotkliwe kary finansowe, sięgające nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego, globalnego obrotu przedsiębiorstwa.

Zatem, inwestycja w adaptację systemów, w tym ERP, do regulacji RODO jest niezwykle istotna, pozwalając uniknąć potencjalnych sankcji i jednocześnie budując zaufanie wśród klientów i partnerów biznesowych.

Jak dostosować system ERP do zgodności z RODO

Ocena zgodności systemu ERP z RODO

Aby skutecznie przystosować system ERP do wymogów Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO), niezbędne jest przeprowadzenie kompleksowej oceny zgodności. Taki audyt pozwoli na identyfikację tych obszarów systemu, które wymagają zmian lub dodatkowych zabezpieczeń w kontekście ochrony danych osobowych, których definicja, zgodnie z RODO, obejmuje wszelkie informacje, które potencjalnie mogą posłużyć identyfikacji osoby.

Audyt zgodności z RODO w systemie ERP powinien uwzględniać analizę ścieżki, jaką pokonują dane osobowe – od momentu ich wprowadzenia do systemu, poprzez różnorodne procesy przetwarzania, aż po archiwizację lub usunięcie. Kluczowe jest zlokalizowanie wszystkich miejsc, w których dane osobowe są przechowywane i przetwarzane, a także ocena adekwatności stosowanych mechanizmów ochronnych, takich jak szyfrowanie, anonimizacja lub pseudonimizacja. Niezwykle istotna jest tu również polityka przechowywania dokumentów (DRP), która ustanawia zasady postępowania z wrażliwymi informacjami w całym cyklu ich istnienia.

Podczas audytu warto posiłkować się specjalistycznymi narzędziami, które automatyzują analizę danych i generują raporty dotyczące zgodności z RODO. Na przykład, funkcje raportowania i analizy, często wbudowane w system ERP, mogą być wykorzystane do monitorowania dostępu do danych osobowych i wykrywania potencjalnych incydentów naruszenia. Dodatkowo, rynek oferuje narzędzia firm trzecich, które zapewniają zaawansowane funkcje audytu i raportowania zgodności z RODO, dostarczając wyczerpujących informacji na temat poziomu bezpieczeństwa danych w systemie ERP. Zidentyfikowane nieprawidłowości należy traktować priorytetowo, pamiętając, że sankcje za niedopełnienie wymogów RODO mogą sięgnąć nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego, globalnego obrotu przedsiębiorstwa.

Mapowanie i analiza przepływu danych

Kluczowym aspektem w procesie dostosowania systemu ERP do wymogów RODO jest dogłębne zmapowanie i przeanalizowanie obiegu danych osobowych w przedsiębiorstwie. Definicja RODO ujmuje jako dane osobowe wszelkie informacje umożliwiające identyfikację osoby, stąd tak istotna jest dokładna lokalizacja każdego miejsca ich przetwarzania.

Ten fundamentalny proces umożliwia precyzyjne określenie, w których obszarach systemu ERP dane osobowe są przechowywane i przetwarzane – od momentu ich wprowadzenia, poprzez wszelkie modyfikacje, aż po archiwizację lub usunięcie. Rzetelna dokumentacja obiegu informacji w systemie ERP jest niezbędna do kompleksowego zrozumienia, jakie dane są przetwarzane, w jakim celu oraz przez kogo. Biorąc pod uwagę, że RODO weszło w życie 25 maja 2018 roku, przedsiębiorstwa muszą posiadać zdolność do udowodnienia zgodności swoich procedur z obowiązującymi przepisami, a sporządzenie mapy przepływu danych stanowi fundament tejże zgodności.

W analizie obiegu danych pomocne okazują się wyspecjalizowane narzędzia, które automatyzują proces identyfikacji i dokumentowania ścieżek, którymi przemieszczają się dane osobowe. Wykorzystanie funkcji raportowania i analizy, często wbudowanych w system ERP, umożliwia bieżące monitorowanie dostępu do даних osobowych oraz wykrywanie ewentualnych naruszeń. Należy pamiętać, że sankcje za nieprzestrzeganie wymogów RODO mogą być dotkliwe, sięgając nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego, globalnego przychodu przedsiębiorstwa.

Ustawienia systemowe dla ochrony danych

Dostosowanie systemu ERP do wymogów RODO, którego celem jest zapewnienie ochrony danych osobowych obywateli Unii Europejskiej, wymaga starannej konfiguracji. Kluczowym aspektem jest precyzyjne zarządzanie dostępem do informacji umożliwiających identyfikację osób. Definicja RODO obejmuje szeroki zakres danych, które potencjalnie mogą służyć identyfikacji, dlatego skuteczne mechanizmy kontroli dostępu są niezbędne.

W systemie ERP należy zdefiniować role i uprawnienia użytkowników, przyznając dostęp do wrażliwych danych wyłącznie osobom, które faktycznie ich potrzebują do realizacji powierzonych zadań. Istotne jest systematyczne analizowanie i aktualizowanie tych uprawnień, aby uwzględniały zmiany w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa oraz obowiązkach poszczególnych pracowników.

System ERP powinien umożliwiać szczegółowe rejestrowanie (logowanie) wszelkich operacji wykonywanych na danych osobowych, co usprawnia audytowanie i pozwala na szybkie wykrywanie potencjalnych naruszeń. W tym aspekcie nie można pominąć polityki przechowywania dokumentów (DRP), która reguluje zasady postępowania z poufnymi informacjami w całym cyklu ich życia.

Wdrożenie zaawansowanych metod szyfrowania w systemie ERP stanowi kolejny istotny element w procesie ochrony danych. Szyfrowanie powinno obejmować zarówno dane przechowywane w bazie, jak i te przesyłane pomiędzy systemem ERP a innymi aplikacjami. Zaleca się stosowanie silnych algorytmów szyfrujących oraz regularną aktualizację kluczy.

Należy pamiętać, że nieprzestrzeganie regulacji RODO może prowadzić do nałożenia kar finansowych, których wysokość może sięgać nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego, globalnego obrotu firmy. Prawidłowa konfiguracja systemu ERP pozwala uniknąć negatywnych konsekwencji i wzmocnić relacje z klientami, budując ich zaufanie do firmy.

Zarządzanie uprawnieniami użytkowników

Skrupulatne zarządzanie uprawnieniami użytkowników w systemie ERP stanowi fundament zapewnienia zgodności z RODO. Definicja RODO obejmuje szeroki zakres informacji identyfikujących osoby fizyczne, a system ERP, jako centralne archiwum danych o klientach i personelu, wymaga szczególnej ochrony przed nieuprawnionym dostępem.

Opracowanie szczegółowych zasad dostępu, dopasowanych do różnorodnych ról w systemie ERP, jest kluczowe. Na przykład, pracownicy działu marketingu powinni mieć możliwość wglądu do danych kontaktowych klientów, lecz niekoniecznie do informacji finansowych. Analogicznie, dostęp do danych kadrowych w systemie ERP powinien być ściśle ograniczony do pracowników działu HR.

Implementacja wieloskładnikowego uwierzytelniania (MFA) dla użytkowników systemu ERP to kolejny nieodzowny krok w kierunku ochrony danych. MFA znacząco zwiększa bezpieczeństwo systemu, uniemożliwiając dostęp osobom postronnym, nawet w przypadku kompromitacji hasła.

Warto również rozważyć wprowadzenie regularnych przeglądów uprawnień użytkowników. Zmiany w zakresie obowiązków pracowników lub restrukturyzacja przedsiębiorstwa mogą implikować konieczność modyfikacji zakresu dostępu do danych w systemie ERP. Systematyczny audyt uprawnień pozwala na identyfikację i korektę potencjalnych uchybień.

Należy pamiętać, że niedostateczne zabezpieczenia w systemie ERP mogą narazić firmę na poważne sankcje finansowe, sięgające nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego, światowego obrotu, zgodnie z regulacjami RODO.

System ERP, zgodnie z jego definicją w Knowledge Graph, to wszechstronne oprogramowanie integrujące i usprawniające zarządzanie procesami biznesowymi w firmie. Odpowiednio skonfigurowany system ERP, uwzględniający zasady Data Retention Policy (DRP), wspiera efektywne zarządzanie danymi osobowymi zgodnie z wymogami RODO. Takie podejście umacnia wiarygodność firmy w oczach klientów i partnerów biznesowych, jednocześnie minimalizując ryzyko naruszeń ochrony danych.

Praktyczne wzory i rekomendacje

Edukacja pracowników w zakresie ochrony danych

Implementacja systemu ERP zgodnego z wymogami RODO to nie tylko zagadnienie techniczne, lecz także strategiczna inwestycja w edukację pracowników. Profesjonalne szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych mają fundamentalne znaczenie, ponieważ RODO, czyli unijne rozporządzenie, którego celem jest zapewnienie ochrony danych osobowych obywateli Unii Europejskiej, zobowiązuje przedsiębiorstwa do zagwarantowania adekwatnego poziomu bezpieczeństwa informacji.

Niedostateczna wiedza personelu może skutkować incydentami naruszenia, za które przewidziane są dotkliwe sankcje finansowe, sięgające nawet 20 milionów euro.

W trakcie wspomnianych szkoleń szczególną uwagę należy poświęcić osobom, które w swojej codziennej pracy mają bezpośredni kontakt z danymi osobowymi zgromadzonymi w systemie ERP. Dotyczy to przede wszystkim działów kadr, marketingu, sprzedaży oraz obsługi klienta. To właśnie ci pracownicy przetwarzają informacje takie jak imiona i nazwiska, adresy korespondencyjne, numery telefonów czy adresy e-mail. RODO definiuje te dane w sposób szeroki, obejmując wszelkie informacje umożliwiające identyfikację konkretnej osoby.

Programy szkoleniowe powinny uwzględniać specyfikę pracy z systemami ERP, prezentując poprawne metody wprowadzania, przetwarzania i usuwania danych, tak aby zachować pełną zgodność z obowiązującymi regulacjami.

Podczas sesji szkoleniowych trzeba omówić kluczowe aspekty, takie jak zasady przetwarzania danych osobowych, prawa osób, których dane dotyczą (w tym prawo do wglądu, aktualizacji, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych), procedury reagowania na incydenty związane z naruszeniem ochrony danych, a także zasady bezpiecznego korzystania z funkcjonalności systemu ERP.

Nie mniej ważne jest zaprezentowanie polityki retencji dokumentów (Document Retention Policy – DRP), która precyzuje zasady postępowania z danymi w całym cyklu ich istnienia. Istotne jest, aby uczestnicy szkolenia w pełni rozumieli, że RODO obowiązuje od 25 maja 2018 roku, mając na celu wzmocnienie kontroli obywateli nad ich własnymi danymi osobowymi. System ERP, właściwie skonfigurowany i użytkowany, staje się w tej sytuacji nieocenionym narzędziem wspierającym realizację tych założeń.

Przykłady adaptacji systemów ERP

Analizując adaptację systemów ERP do wymogów RODO, warto przeanalizować konkretne wdrożenia. Celem Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych, jak definiuje to Knowledge Graph, jest zapewnienie ochrony danych osobowych obywateli UE, poprzez rozszerzenie definicji danych osobowych, obejmując wszelkie informacje, które potencjalnie mogą służyć identyfikacji osoby. Dostosowanie systemów ERP, będących zintegrowanym oprogramowaniem do zarządzania procesami biznesowymi, zyskuje fundamentalne znaczenie.

Zlekceważenie tego aspektu obarczone jest konsekwencjami finansowymi – sankcje za naruszenie RODO mogą sięgnąć nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego, globalnego obrotu firmy.

Na przykład, system Comarch ERP XL wspiera AgroSieć w skutecznym zarządzaniu danymi, zgodnie z regulacjami. Microsoft Dynamics NAV, jak również platforma Azure, oferują funkcje zapewniające zgodność z RODO, w tym zaawansowane mechanizmy kontroli dostępu i szyfrowania, ułatwiając realizację wymogów polityki przechowywania dokumentów (DRP), która to tworzy ramy postępowania z wrażliwymi materiałami przez cały cykl ich życia – od momentu utworzenia, aż do zniszczenia.

Jako studium przypadku można wskazać przedsiębiorstwa, które wdrożyły IFS Cloud. TotalEnergies zdecydowało się na to rozwiązanie, celem optymalizacji swoich procesów, podobnie jak Royal Ahrend. Tego typu implementacje nie tylko zwiększają poziom bezpieczeństwa danych, lecz również wzmacniają zaufanie klientów oraz partnerów biznesowych.

System ERP powinien być skonfigurowany w taki sposób, aby wspierać realizację praw osób, których dotyczą dane, zgodnie z założeniami RODO, które obowiązuje od 25 maja 2018 roku.

Artykuły powiązane: